Bewerbermanagement: Tipps zum Einstieg

Im digitalen Zeitalter muss Recruiting ganz besondere Ansprüche erfüllen. In erster Linie muss es dabei vor allem schnell und zuverlässig sein und aussagekräftige Ergebnisse bringen. Excel als traditionelles Recruiting-Hilfsmittel kann dies längst nicht mehr erfüllen.

Um ein modernes Bewerbermanagement zu gewährleisten, das sämtliche Facetten im Rekrutierungsprozess und die Bewerbungsabläufe abdeckt, wird stattdessen eine spezifische und hochgradig funktionelle Bewerbermanagementsoftware benötigt. Maxime Media bietet hier mit Maxime CV eine explizit auf das moderne Bewerbermanagement ausgerichtete HR-Software an.

Bewerbermanagement garantiert Effizienz und Schnelligkeit

Die meisten Probleme im Recruiting entstehen auch heutzutage durch überholte und intransparente Prozesse sowie mangelhafte Kommunikation. Nach wie vor legen viele Unternehmen den Fokus auf  klassische E-Mail-Bewerbungen und sogar postalische Bewerbungen finden vielmals noch den Weg auf den Tisch der HR-Abteilung. Dazu kommen oftmals Bewerbungen über die unterschiedlichsten  Social-Media-Kanäle wie z.B. Facebook, XING oder LinkedIn. Üblicherweise sollen zudem Entscheider wie Fachbereichsleiter oder Vorgesetzte in den Rekrutierungsprozess mit einbezogen werden.

Werden diese Prozesse mit Programmen wie Excel & Co. statt einer modernen HR Software gesteuert, bleibt die Effizienz und Schnelligkeit zwangsläufig auf der Strecke. Denn komplexe Strukturen bringen immer auch einen hohen Administrationsaufwand mit sich. In jeder Etappe des Recruitings kann eine HR Software Lösung die optimale Maßnahme der Prozessoptimierung sein. Denn sie sorgt für die fest definierten Recruitingabläufe und – prozesse, die sind für ein schnell wachsendes Unternehmen eine absolute Notwendigkeit sind.

Kandidaten in den Mittelpunkt stellen

Employer Branding beinhaltet nicht nur die Steigerung des Bekanntheitsgrades der Arbeitgebermarke. Um engagierte und leistungsfähige Mitarbeiter zu gewinnen ist es heutzutage sehr wichtig den Bewerbungsprozess so ansprechend und komfortabel wie möglich zu gestalten um hohe Absprungraten zu vermeiden. Dazu gehört in erster Linie eine mobilfähige Karriereseite, die  auf dem Smartphone, Tablet & Co. gut dargestellt wird.

Selbstverständlich sollte eine Bewerbung über ein integriertes Online Bewerbungsformular Standard sein. Um hier die Absprungrate möglichst gering zu halten, sollte man sich bei der Abfrage der relevanten Qualifikationen und Kriterien auf ein wirkliches Muss beschränken. Ergänzend können Lebenslauf und Zeugnisse auch über das Bewerbermanagementsystem hochgeladen werden.

Sollten Bewerbungen per E-Mail nach wie vor gewünscht sein, können diese über das Bewerbermanagementsystem mittlerweile elektronisch ausgelesen werden und standardisierte Datensätze erzeugen – CV Parsing genannt. So sorgt dieses Verfahren bereits bei der Erfassung der Bewerbungen zu einer bis zu 90 %-igen Zeitersparnis.

Digitales Bewerbermanagement für mehr Übersichtlichkeit und Effizienz

Um im Rahmen des Auswahlprozesses die richtigen Entscheidungen treffen zu können, ist ein guter Überblick unverzichtbar. Bewerberdaten wie Lebensläufe, die Kommunikation innerhalb der Abteilungen und mit dem Bewerber sowie die Dokumentation von Terminen und Gesprächen müssen dafür systematisch über eine HR Software verwaltet werden.

E-Recruiting als moderne Variante der gezielten Personalbeschaffung erfordert also eine HR Software, die sich einfach in der Handhabung, übersichtlich und vor allem auch intuitiv präsentiert. Das Ziel ist klar: Es geht immer darum, im Rahmen eines digitalisierten Bewerbermanagements Mitarbeiter mit erforderlichem Know-how, benötigten Soft Skills und hohem Potential zu identifizieren. Mit der richtigen HR Software kann eine HR-Abteilung mit automatisierten Prozessen arbeiten und eine aktive Kommunikation mit dem jeweiligen Kandidaten gewährleisten. Wichtig ist dabei auch immer eine Optimierung der Kommunikationsmöglichkeiten. Dies betrifft nicht nur den Dialog mit den potentiellen Kandidaten, sondern bezieht sich auch auf die innerbetrieblichen Strukturen.

Interne Kommunikation: Beteiligte von Anfang an integrieren

Interne oder auch externe Entscheider wie Fachbereichsleiter oder Vorgesetzte sollten grundsätzlich von Anfang an in den Rekrutierungsprozess mit einbezogen werden. Mit der Bewerbermanagementsoftware Maxime CV können alle Beteiligten pro Position hinterlegt werden und erhalten so automatisiert vom System die sie betreffenden Bewerbungseingänge, Unterlagen, Termine und Erinnerungen. Alle Schritte werden zudem dokumentiert und sind jederzeit einsehbar. Ein integriertes Messagingsystem sowie Live-Chat ermöglicht zudem den Austausch innerhalb des HR Teams; Kommentare, Bewertungen sowie interne Feedbacks helfen, das Bewerbermanagement gemeinsam im Blick zu behalten.

Bewerbermanagement: Onboarding ist das Erfolgsziel

Grundsätzlich sollte jedem Unternehmen klar sein: Der erste Eindruck eines neuen Mitarbeiters entscheidet über dessen Motivation, Engagement und Grad der Eigeninitiative. Erste Eindrücke sammelt er dabei über einen gewissen Zeitraum hinweg – beginnend mit der Bewerbung. Wenn das Bewerbermanagement erfolgreich funktioniert und der gewünschte Bewerber gefunden wurde, gilt es diesen auch erfolgreich ins Unternehmen einzuführen. Stichwort: Onboarding. Entspricht nämlich die Eintrittsphase nicht den Erwartungen, kann es sehr schnell passieren, dass die Recruiting-Bemühungen umsonst gewesen sind und der neue Mitarbeiter bereits in der Probezeit kündigt.