Mit Bewerbermanagement gegen das „Fettnäpfchen“ Antwortzeit

Eine Sache, die sich durch die Verlagerung des Arbeitsmarktes ins Internet geändert hat, ist die Zeitdauer zwischen dem Absenden der Bewerbung und der Eingangsbestätigung des Unternehmens. Häufig übernimmt hier ein Autoresponder die Aufgabe, den Erhalt der Online-Bewerbung mitzuteilen. Das dauert oft nur wenige Sekunden. Dann allerdings kann es auch heutzutage dauern. Ein typisches Fettnäpfchen, da Bewerber in der Regel bemüht sind, in kürzester Zeit ein individuelles auf die Stelle passendes Anschreiben zu verfassen und die relevanten Unterlagen zusammen zu tragen. Diese haben dann wenig Verständnis dafür, wenn eine inhaltlich relevante Antwort wochenlang auf sich warten lässt.

Warum sich die Bearbeitung von Bewerbungen verzögern kann

Eine erste Verzögerung ergibt sich oft bereits aufgrund der schieren Menge der eingehenden E-Mails einschließlich umfangreichen Anhängen. Denn bei interessanten vakanten Positionen quält sich so manche Personalabteilung oft durch eine Flut von Bewerbungen.
Doch selbst wenn alle Unterlagen durchgearbeitet sind, kann das Bewerbermanagement an einer Vielzahl anderer Stellen haken, wenn kein praxisorientiertes Bewerbermanagementsystem implantiert ist. Hierfür ist nicht zuletzt die richtige Bewerbermanagement Software eine wichtige Grundvoraussetzung. Ist dies nicht der Fall, häufen sich oftmals zusätzliche Faktoren, die zu einer weiteren Verzögerung der Prozesse führen. Denn wenn der für vakante Stelle verantwortliche Abteilungsleiter gerade im Urlaub ist, steht oft alles still. Je mehr Menschen am Entscheidungsprozess beteiligt werden müssen, desto schwieriger gestaltet sich dessen Durchführung. Im gleichen Maße muss daher die Strukturierung der Prozesse verbessert werden, um ein modernen Anforderungen entsprechendes Bewerbermanagement sicher zu gewährleisten.

Mit einem Bewerbermanagementsystem im War for Talents

Fehlt ein solches Bewerbermanagementsystem, so schneiden sich die betroffenen Firmen auf mittlere bis lange Sicht ins eigene Fleisch. Denn High Potentials sind in der Regel nicht darauf angewiesen, bei einem ganz bestimmten Unternehmen anzuheuern, sondern orientieren sich beruflich meist in breit angelegter Form. Wenn die Bearbeitung der Bewerbung zu lange dauert, kann es für das Aussprechen einer Einladung zum Bewerbungsgespräch bereits zu spät sein, weil der betreffende Kandidat bereits woanders angeheuert hat. Die Heranbildung eines Nachwuchses für zukünftige Führungsaufgaben wird auf die Weise mittel- bis langfristig entscheidend geschwächt. Dies allein wäre schon ein Grund, möglichst frühzeitig gegenzusteuern. Doch es kommt in Zeiten des Web 2.0 noch schlimmer für die betroffenen Unternehmen. Dies liegt daran, dass auch Bewerber sich inzwischen online austauschen und über Portale Bewertungen über bestimmte Arbeitgeber abgeben. Hierbei spielt bereits der Bewerbungsprozess als solcher eine wichtige Rolle. Nehmen die negativen Bewertungen zu, ist außerdem das Markenimage als solches in Mitleidenschaft gezogen. Und so zieht ein fehlgeleitetes Bewerbermanagement immer weitere Kreise.

Bewerbermanagement mit Maxime CV: Immer auf aktuellem Stand

Die beschriebenen Problemfelder zeigen, dass einem effizienten Bewerbermanagementsystem kein Weg vorbei führt. Die notwendige Basis hierfür bildet die passende Bewerbermanagement Software – zum Beispiel Maxime CV von Maxime Media. Mithilfe von Maxime CV lassen sich die notwendigen Prozesse beim Bewerbermanagement zentral in einer einzigen Bewerbermanagement Software vereinen.

Alle Beteiligten haben gleichzeitig Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Außerdem sorgt ein internes Kommunikationssystem dafür, dass wichtige Meldungen nicht im E-Mail-Client in einer Fülle anderer Nachrichten untergehen. Vielmehr hat man über Maxime CV alle relevanten Nachrichten und Schriftstücke in übersichtlicher Form abgespeichert und entsprechend schnell zur Hand. Auch das Terminmanagement ist Dank integriertem Terminkalender zeitsparend erledigt. E-Mails an Bewerber gehen entsprechend pünktlich an den jeweiligen Kandidaten und Gespräche können sorgfältig vorbereitet werden. Beim Eingang von neuen Nachrichten, der Änderung von Terminen und anderen wichtigen Informationen erfolgt jeweils eine Benachrichtigung per E-Mail, sowohl an den Bewerber als auch den verantwortlichen Personaler.

So sind alle Beteiligten jederzeit intensiv in die Prozesse eingebunden. Mögliche Leerläufe, die durch ein Nebeneinander statt einem Miteinander bei der Bearbeitung von Bewerbungen entstehen, können auf diese Weise vermieden werden. Vor allem aber ergibt sich für die Bewerber der Vorteil einer deutlich kürzeren Wartezeit auf eine qualifizierte Antwort auf die Bewerbung, wodurch die Candidate Experience und somit auch das Arbeitgeberimage nachhaltig gehoben werden.

Gleichzeitig bietet Maxime CV die Möglichkeit, Bewerber in den firmeninternen Talentpool aufzunehmen, um so potentielle Kandidaten auch für künftige Vakanzen zu speichern.

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